Cómo organizar un webinar

Cómo organizar un webinar usando Active Campaign: aumenta tus conversiones

20 junio, 2017 Marketing automatizado, Marketing B2B, Marketing Lead No hay comentarios
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La clave del éxito en los negocios es optimizar procesos al máximo, sobre todo cuando se trata de procesos largos y repetitivos, como puede ser el caso del email marketing.

El marketing automatizado es la manera más eficaz para usar los datos que has recopilado sobre tu cliente e implementar un sistema completamente automático para promocionar tu negocio.

Hemos hablado en el pasado de varias secuencias de seguimiento sencillas que ya habrás implementado en tu negocio.

Encontrarás algunos  ejemplos de secuencias básicas de seguimiento automatizado en nuestro ebook sobre marketing automatizado. Hoy vamos a tratar de secuencias más avanzadas que harán que tu negocio crezca aún más, y casi sin esfuerzo.

Cómo organizar un webinar y aumentar conversiones

Por todo es sabido que los webinars son una herramienta de marketing muy poderosa y más si nos relacionamos con otras empresas, pero realizarlos con éxito requiere de empleo de muchos recursos y tiempo. Por ello en el artículo de hoy vamos a darte las claves del marketing automatizado para simplificar este esfuerzo.

En la secuencia que vamos a implementar hoy, miraremos los diferentes perfiles de usuario que pueden surgir durante la organización del webinar, aprenderemos a distinguirlos y hablaremos de cómo comunicarnos con ellos.

Nuestra automatización tendrá 3 objetivos principales:

  • Invitar al máximo número de leads y motivarlos a registrarse.
  • Esforzarse para que los usuarios registrados participen efectivamente en el webinar.
  • Mantener el contacto post-webinar con los usuarios contactados, aunque no hayan participado.

Es importante separar estos tres objetivos para construir un mensaje claro y personalizado según la etapa del funnel en el que se encuentra el cliente.

La mejor manera para llegar a optimizar tu secuencia es dividiendo el proceso de comunicación del webinar por fases.

Fase 1: Antes del webinar – Conseguir más participantes de calidad 

Para aumentar los asistentes a tu webinar puedes:

  1. Buscarlos fuera de tu base de datos, para ello te recomendamos que no te pierdas cómo se pueden emplear el growth hacking para detección y contacto automático personalizado con el público objetivo
  2. Mejorar el proceso comunicativo con tu propia audiencia. Para ello no te pierdas los siguientes consejos.

Usando Active Campaign, esta primera parte es muy fácil. Según el tipo de negocio que manejes y la optimización de tus flujos de marketing automatizado, puedes elegir una o varias listas de contacto.

La primera fase de la promoción de toda campaña de marketing es organizar un calendario de contenido basado en lo que quieres comunicar.

  • ¿Cuántos emails vas a mandar?
  • ¿Con qué frecuencia?
  • ¿Con qué objetivo?
  • ¿Qué contenido de valor vas a incluir en los emails para incentivar el registro?

El primer paso es mandar a los suscritos a tus listas un email de agradecimiento por subscribirse. En Active Campaign, una vez hayan recibido el email de agradecimiento, se le puede asignar una “etiqueta” (tag) denominada “Inscritos Webinar”.

Usar marketing automatizado para organizar tus webinars

Evitemos la sobresaturación de mailings al usuario

Imaginemos que en tu calendario de contenidos, hayas decidido mandar 3 correos invitando al usuario a registrarse:

  • el primero, el día 10 de abril
  • el segundo, el 19 de abril
  • el último, 24 horas horas antes del webinar

Muy sencillo, ¿verdad?

Pero, ¿qué ocurre si un usuario se suscribe a tu lista el día 28 de abril?

Si seguimos la lógica de una secuencia de automatización básica, recibirá de golpe:

  • El email de agradecimiento
  • El primer email de invitación del día 10
  • El segundo email de invitación del día 19
  • En menos de 48 horas, recibirá otro

Puede resultar bastante pesado para el usuario recibir tantos correos promocionales a la vez, sobre todo si son sobre el mismo tema. Además, te arriesgas a dañar la imagen de tu empresa, ya que pareces “spammy” y con poco control de tu estrategia de email marketing.

Para solucionar este problema, Active Campaign te ofrece la posibilidad de crear “Goals”, es decir criterios que el usuario tendrá que cumplir, y que determinarán la etapa del embudo en el que entra.

organizar un webinar

En realidad es muy fácil. Queremos que el usuario:

  • Haya entrado en la lista después del 10 de abril, porque ya hemos mandado la primera invitación y no queremos que la reciba.
  • Tenga asignado una etiqueta “Interesados Webinar”, lo que significa que ya ha recibido el email de agradecimiento.
  • Haya entrado en la lista antes del 19 de abril, que es cuando tenemos previsto mandar el segundo email de invitación. Para los usuarios que se suscriban después del 19 de abril, tendremos que poner otra condición.

Todo usuario que cumpla con estas tres condiciones entrará en el embudo en el punto exacto donde lo queremos, es decir después del email de agradecimiento (que sí ha recibido), después del primer email de invitación (que no ha recibido), pero antes del segundo email que será, para él, la primera invitación.

marketing automatizado

Cuidado, esto implica que al redactar los textos de tus emails, ¡nunca debes de hacer referencia a algo que hayas comentado en emails anteriores! Además, trata de controlar el tono del mensaje para que tenga sentido tanto como email recordatorio, como una primera invitación.

Fase 2: antes del webinar – Separar el usuario registrado de los invitados

Si nuestro webinar tiene lugar el día 1 de mayo, tenemos que fijar como límite de registro por lo menos este mismo día 1 de mayo. En este día ocurrirá una de estas dos opciones:

  • Tu usuario se habrá registrado al webinar 
  • Tu usuario no se habrá registrado al webinar 

Tu calendario de contenido deberá de incluir dos mensajes distintos para comunicar con ambos públicos.

Para poder separar los dos grupos, tendrás que configurar otro “goal” en Active Campaign, asignando una etiqueta a los usuarios que se hayan registrado al webinar.

tutorial active campaign

Ahora que tu usuario está registrado, pasará a la fase dos de tu estrategia de comunicación.

Sería de muy mal gusto que siga recibiendo cada semana un email pidiendo sus datos cuando ya se ha molestado en pasar por el proceso de registro. De hecho, te arriesgarías a perder su fidelidad por mandarle emails que no le están destinado.

No, ahora lo que tienes que hacer es crear expectativa.

Para esta fase tendrás que incluir en tu calendario de contenido la información que necesitan para poder disfrutar del webinar. Por ejemplo, puedes mandarles:

  • El enlace que necesitarán para poder visualizar el webinar
  • La hora (y zona horario, si tienes un público internacional)
  • Documentación adicional, información sobre webinars pasados
  • ¡Incluso ofrecerles un incentivo por invitar a otros!

Estos emails se pueden optimizar aún más, según el grado de interacción que hayan tenido con cada uno de los emails anteriores.

Repite el mismo tipo de secuencias que en la primera fase. Imaginemos que quieras mandar dos emails antes del webinar.

  • “Faltan 2 semanas antes del webinar sobre ‘Cómo optimizar tu conversión’”
  • “No te olvides que el webinar empieza en 7 días”active campaign marketing automatizado

Puedes configurar los mismos goals que anteriormente. Pero para variar, ahora vamos a ver la secuencia “if/else”.

Si el usuario se ha registrado antes del día 24 de de abril, entonces recibirá el email del 24 de abril”.

Por consecuencia, si el usuario no cumple la condición, es decir que se apunta después del 24 de abril, pasa directamente a la próxima condición. Continuamos con esta serie de condiciones hasta llegar a la fecha del webinar.

Fase 3: después del webinar – Dar las gracias

No siempre puedes tener un registro exacto de quién haya efectivamente asistido a un evento. No obstante, en el caso de evento digitales como son los webinars, suele ser más fácil. Active Campaign tiene integraciones con varias plataformas de webinar, así que recomiendo que lo aproveches.

Puedes asignar una etiqueta “Asistente” a todos aquellos usuarios que hayan pinchado en el enlace y escuchado el webinar. Esto te permitirá:

  • Darles las gracias a los participantes. Estos participantes podrán entonces entrar en otra secuencia de seguimiento, esperando una llamada de tus comerciales.
  • Mantener contacto con los usuarios que se hayan registrado en el webinar pero, por alguna razón, no hayan podido escucharlo. Son usuarios que han interactuado con tu empresa y mostrado la suficiente motivación como para dejarte sus datos (aunque al final no hayan cumplido con el registro). Sería interesante seguir en contacto con ellos para intentar cerrar el trato de otra manera.
    campaña de marketing webinar

¡Enhorabuena! Ya sabes cómo organizar un webinar de manera optimizada y has configurado la automatización perfecta para gestionar la campaña de promoción. El marketing automatizado es una herramienta imprescindible para optimizar conversiones en tu negocio digital.

Esta automatización se puede usar para todo tipo de eventos, incluyendo conciertos, cursos online, lanzamientos de una nueva gama de productos, días de ventas flash…

Te dejo con las dos reglas de oro en marketing automatizado:

  • Ten cuidado de no poner condiciones que puedan repetirse o conjuntarse con otras condiciones. Por ejemplo, poner como criterio “el miércoles que viene” es peligroso, porque después de éste habrá otro miércoles. Tu usuario entrará en un bucle del que será complicado salir. Sin embargo, el día 17 de julio de 2017 no volverá nunca, así que estás seguro de que el cliente pasará a la siguiente fase de la automatización.
  • ¡Pruébalo todo antes de activarlo! Active Campaign te da la posibilidad de crear borradores y programar tests antes de cualquier automatización, así que ¡aprovéchalo! Mejor vale testear demasiado que equivocarse y arriesgarte a perder clientes.

Si te has quedado con alguna duda sobre el proceso o quieres que te ayudemos a organizar tu webinar, no dudes en contactar con nosotros o dejarnos un comentario.

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