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Cómo gestionar un proyecto de marketing de contenidos

24 junio, 2015 Marketing de contenidos No hay comentarios

Todo el mundo habla de la importancia del marketing de contenidos y estamos de acuerdo en una estrategia de contenidos es la base de realizar cualquier otra actividad;

Si queremos ganar posicionamiento SEO –  necesitamos contenidos

Si queremos ganar calidad en SEM –  necesitaremos contenidos

Si queremos tener presencia en redes sociales y diferenciarnos – necesitaremos contenidos

Si queremos tener una web / e commerce que aporte valor – necesitaremos contenidos

Y así podríamos crear una larga lista. Una vez hemos detectado esta necesidad, debemos identificar y enumerar las personas (internas/externas)  que  se necesitan para para ejecutar el plan de contenidos.

Dependiendo de las características del proyecto (presupuesto, volumen, dimensión, alcance) puede haber más o menos personas que ejecuten el plan de acción. A menos presupuesto/volumen, la lógica dice que cada persona efectuará más funciones, pero al margen de las personas que dispongamos, las funciones siempre serán las mismas.

En la siguiente tabla podemos observar las funciones y perfiles más comunes necesarios para ejecutar un plan de contenidos

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Y ahora bien, si tenemos una buena estrategia y tenemos identificado un equipo potente que reúne todos los ingredientes para llevar a cabo el plan de acción definido en la hoja de ruta… ¿No nos falta algo? ¿Cómo gestionamos un proyecto donde colaboramos de cuatro a ocho personas con multitud de tareas y perfiles diferentes? ¿Lo metemos en un Excel? ¿Lo introducimos  en un gestor de proyectos tradicional?

Hemos estado investigando por la red y la verdad no hemos encontrado mucho al respecto, por este motivo creemos que puede interesarte conocer nuestra experiencia y metodología al respecto. Vamos a por ello:

Lo primero que hemos hecho es identificar los grupos de tareas por sus características, los hemos aglutinado y los hemos priorizado y simplificado en cinco  fases:

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FASE 1: PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Dentro de esta primera fase hemos incluido las tareas que tienen que ver con la planificación y organización:

Tareas agrupadas por ámbito

·         Hoja de ruta con plan de acción global del proyecto y sus dead line

·         Calendarios de contenido asociado a su responsable

·         Gestión de tareas y funciones según responsable. Aquí incluimos el detalle de tareas que se generan de forma masiva, ejemplo:

·         Crear un ebook (diseño, contenido)

·         Creación de campañas Facebook/Twiiter/Youtube/Adwords

·         Creación de landing pages (diseño, programación, contenido)

·         Creación de un video para promocionar un webinar (storyboard, producción, diseño), etc.

·         Utilizamos check list para buenas prácticas, para revisar procesos de posicionamiento onsite u offsite, guías de estilo para cada vez que se redacta un contenido, se realiza un email, todo aquello que antes de publicar hay que revisar.

·         Gestión de publicaciones y publicación de contenidos (social media/web/offsite)

 

FASE 2: ASOCIAR LOS GRUPOS DE TAREAS A SU METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTO

La clave es conseguir tener nuestro proyecto organizado sin que esto lastre nuestra agilidad

Hay que decir (ojalá venga alguien que nos diga lo contrario), que no hemos encontrado una metodología de gestión de proyectos que unifique una correcta y ÁGIL gestión de un plan de marketing de contenidos. Esto es algo que cada vez ocurre más en la gestión de proyectos. Pero lo que sí que hemos encontrado son diferentes metodologías que combinadas entre sí nos ofrecen una correcta y ÁGIL gestión.

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FASE 3: ASOCIAR LA METODOLOGÍA A LA HERRAMIENTA

Aquí entramos en un terreno muy personal. No tenemos ningún interés en mostrar unas herramientas concretas. Hay muchas en el mercado, nosotros hemos probado varias y en el trabajo usamos muchas de ellas. Hemos elegido dos, en base a tres criterios; agilidad, precio y funcionalidades enfocadas al marketing de contenidos, aunque por ejemplo empleemos otras para trabajar con los proyectos diarios, como Flag Savia. No obstante en la tabla anexa os concretamos más información al respecto.

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DEMOSTRACIÓN VISUAL DE LA ORGANIZACIÓN PROPUESTA:

Como todo esto que indicamos puede parecer muy teórico os adjuntamos unos pantallazos de cómo podrían quedar las tareas organizadas en su correspondiente herramienta:

1.    Hojas de ruta y planes de acción con Smartsheet

1.hojasderuta

2.    Calendarios de contenidos con Smartsheet imagen

2.calendariocontenidos 2.calendariocontenidosB

3.    Gestión tareas con Kanbanize

3.tareasKANBAN

4.    Check list con Smartsheet

4.checklist

 

 

5.    Gestión de contenidos con Kanbanize

5.tablerocontent

 

FASE 4: AUTOMATIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO

Esta es la parte que más se nos puede pasar por alto, ¿qué tareas/procesos se pueden automatizar? Y ¿cómo?

Nuestra recomendación que analicemos e identifiquemos previamente todas las tareas o procesos que se pueden automatizar, os ponemos algunos ejemplos:

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FASE 5: ANÁLISIS E INFORMES

La guinda del pastel es medir la productividad y coste de proyecto

Y si además de tener nuestro proyecto organizado, y la gente del equipo se encuentra cómoda reportando su actividad, ¿Qué nos falta? Si realmente queremos medir el retorno de inversión o meramente asignar un coste al proyecto para poder evaluar su efectividad, deberemos definir una capa de explotación de los datos introducidos. Nuestro objetivo en esta fase es proporcionar información básica que nos permita tomar decisiones, el resto sería ir a ciegas.

Simplificando al máximo podemos sacar informes en dos niveles

Nivel1: Productividad por usuario y departamento

El objetivo de estos informes es analizar el tiempo de dedicación de los usuarios y los departamentos al proyecto.

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Nota: El objetivo de medir la productividad es para evaluar el tiempo que un usuario le dedica a este proyecto, normalmente un usuario trabaja en varios proyectos a la vez y es necesario evaluar el tiempo que le dedica a cada proyecto.

Nivel 2: Coste de proyecto

Para hacer una correcta asignación de costes de proyectos tendremos que identificar dos partidas básicas y sumarlas:

 

·         Planificación y organización:

·         Gestión de tareas:

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La suma de los informes; total organización + total global tareas del proyecto nos proporcionará el cómputo total de horas que hemos dedicado al proyecto y como esta información podremos tomar las decisiones oportunas.

La clave es que estos informes básicos sean enviados automáticamente por email tanto a los usuarios como a los directores/responsables de proyecto

¿Y cómo automatizar estos informes?

Kanbanize guarda todo esta información en una base de datos y dispone una Api a la cual se le pueden automatizar una consulta nos facilite los datos. Además, después podemos automatizar los reportes por mail a través de Mail.

Kanbanize también dispone de informes a nivel usuario con la situación actual de sus tareas.

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CONCLUSIONES:

Si tienes todos los ingredientes para que tu plan de contenidos salga bien (estrategia, personas, herramientas, presupuesto), no dejes que la desorganización te dificulte el llevarlo a éxito.

Te damos algunos consejos que te pueden ayudar.

a)    Establece cultura de gestión de proyectos en tu organización . Sabemos que los equipos creativos son difíciles de educar en este aspecto, pero es simplemente cuestión de hábito, reportar actividad con una metodología Kanban son segundos de reporte, no hay excusas, luego lo agradecerán.

b)    Estas buenas prácticas se pueden establecer tanto para un equipo de trabajo interno, como para un mixto (internos y outsourcing), como para una agenda, es cuestión de adaptarlo aplicando un poco lo lógica.

c)    Cuando trabajas organizadamente y con una metodología, el equipo tiene sensación de que se le alienta más  y está más motivado.

d)    Nuestra experiencia nos dice que muchos proyectos no se finalizan o pierden inercia porque al no tener una correcta organización se crea una tendencia a apagar fuegos , por ello es clave en estos procesos que el director de proyecto pueda tener una visión clara del proyecto y tomar decisiones basadas en información objetiva.

e)    En general, a todos nos gusta trabajar de forma organizada

f)     Reuniones de trabajo; No tenemos del todo claro cuál es la mejor forma de reunirse para dar seguimiento al proyecto, unos dicen que todos los días 15 mins, otros dicen que lo menos posible mejor, no lo sabemos, pero algo que hemos aprendido es:

a.    La reuniones de seguimiento de proyecto deben de ser cortas (máximo 30 min)

b.    Para que sean cortas tenemos que organizarlas previamente y para esto no estaría de más pasar un correo a los convocados con la siguiente información

i.    Objetivos de la reunión, personas convocadas, puntos a tratar, tiempo disponible.

g)    Crea tu propia metodología . Nuestras ideas han sido creadas a partir de una experiencia propia que puede ser que no se acople a tus necesidades, coge lo que te sirva y adáptalo a tus necesidades.

Y por supuesto nos gustaría que compartieses tu experiencia con nosotros, nos preguntases dudas y que comentes si te ha sido útil de este artículo sobre la gestión de proyectos para marketing de contenidos.

 

Marketing Strategist

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